Elle s’articule autour de trois étapes principales :
Préparation de la visite: les premiers contacts permettent de mieux connaitre l’ESSMS, son champ d’action, ses missions, le public accompagné, le personnel qui intervient. Ces éléments définissent les besoins et le périmètre de l’évaluation qualité. Un devis personnalisé est alors établi et le calendrier est coconstruit avec l’ESSMS.
Avant la visite sur site, le binôme d’évaluateurs prend connaissance des documents transmis en amont. A savoir: projet associatif, d’établissement, livret d’accueil, contrat de séjour, etc…
C’est un de nos engagements: les évaluateurs ne découvrent pas votre établissement le jour de la visite.
La visite sur site: durant minimum 2 jours, les évaluateurs réalisent des entretiens (avec les personnes accompagnées, les professionnels et la gouvernance), des consultations documentaires, des visites de locaux et des temps d’observation.
La rédaction et la clôture de l’évaluation: l’évaluateur transmet, sous un mois, un pré rapport. L’ESSMS peut y apporter des éléments et observations. Enfin, l’évaluateur communique le rapport final.
Comment se déroule une évaluation avec Arobase ?
Dans le cadre de l’appel d’offres de mise en concurrence obligatoire, vous pouvez solliciter Arobase. Notre processus se déroule selon les étapes suivantes :
Echange téléphonique entre l’ESSMS et Arobase : prise d’information concernant les éléments principaux (taille de l’organisation, public, missions, nombre de services, prestations, etc…).
Transmission à l’établissement de la proposition commerciale. Elle contractualise les modalités de l’évaluation (contrat, organisation, intervenants, calendrier….).
Si l’ESSMS valide le contrat : rencontre entre la direction de l’ESSMS et le référent évaluateur Arobase, afin de co élaborer le cadre évaluatif.
Mise à la disposition des évaluateurs des documents internes nécessaires.
Repérage d’un panel de personnes à rencontrer : direction, personnel, usagers, membres du CVS…
Elaboration du planning des rencontres sur site.
La visite : Intervention sur site, avec une réunion d’ouverture et un compte-rendu quotidien.
Saisie des grilles d’évaluation sur la plateforme Synae.
Remise à l’établissement du pré rapport pour appréciation.
Edition du rapport d’évaluation final, et clôture de la mission.
La durée de la mission est fonction des spécificités, de la taille de l’établissement, de son organisation et de la pluralité de ses services.
Notre référent HAS dédié au dispositif d’évaluation qualité est à votre écoute pour répondre à toutes vos questions et vous accompagner dans les enjeux spécifiques de votre établissement.