ARTICLE 1 : CADRE CONTRACTUEL

Le contrat qui régit les relations entre AROBASE INGENIERIE et les entités demanderesses, ci-après dénommées « ESSMS » est composé des présentes conditions générales et des conditions particulières dénommées, jusqu’à leur signature, « contrat visite d’évaluation des ESSMS ». Ce contrat prévaut sur tout document.

Il entre en vigueur à la date de la validation du contrat par l’ESSMS et se termine après clôture de la prestation sur la plateforme Synaé et après envoi de la lettre de clôture de prestations par AROBASE INGENIERIE. Si l’ESSMS n’obtient pas son autorisation (ou renouvellement d’autorisation) par son/ses organisme(s) de tutelle, toute nouvelle visite d’évaluation devra faire l’objet d’un nouveau contrat et sera facturée en sus par AROBASE INGENIERIE.

ARTICLE 2 : OBJET

L’ESSMS demande à AROBASE INGENIERIE, qui l’accepte, de procéder à l’évaluation HAS de sa structure sur la base des textes réglementaires suivants :

• Cahier des charges applicables aux organismes chargés de l’évaluation des ESSMS ;
• Référentiel et Manuel d’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux (référentiel et Manuel HAS) ;
• Procédure d’évaluation des établissements et services sociaux et médico-sociaux de la HAS ;
• Décret n°2022-742 du 28 avril 2022 relatif à l’accréditation des organismes pouvant procéder à l’évaluation de la qualité des établissements et services sociaux et médico-sociaux ;
• Loi n°2019-774 du 24 juillet 2019 relative à l’organisation et à la transformation du système de santé. Cette loi confie à la HAS la responsabilité de la nouvelle procédure d’évaluation des ESSMS ;
• Code civil ;
• Code de l’action sociale et des familles (CASF) ;
• Code de la santé publique ;
• Code des marchés publics.

ARTICLE 3 : OBLIGATIONS D’AROBASE INGENIERIE

Article 3.1 : Modalités d’évaluation

3.1.1: Dossier de candidature

Après mise en concurrence pour le choix de son organisme d’évaluation, l’ESSMS procède à une demande de visite d’évaluation en l’adressant à AROBASE INGENIERIE via la plateforme Synaé (plateforme dédiée HAS). L’ESSMS transmet à AROBASE INGENIERIE toutes les informations et documents nécessaires à l’élaboration du contrat, et notamment :

• Le nom de l’entité juridique, l’adresse de l’ESSMS ;
• Les nom, prénom et coordonnées de la personne à contacter et du représentant légal de l’ESSMS ;
• Le FINESS, les sites et activités de l’ESSMS ;
• Le n° et la date d’obtention de la dernière autorisation ‘ou première autorisation ;
• Les secteurs d’intervention, le type de structure et les types de publics accompagnés ;
• Les dates souhaitées pour la réalisation de la prestation d’évaluation HAS.

3.1.2 : Instruction du dossier

Un contrat est réalisé à partir de la « grille de tarifs » AROBASE INGENIERIE et des éléments communiqués par l’ESSMS.

Le contrat précise les dates de la visite d’évaluation, sa durée, son coût, le nom et le profil des intervenants missionnés par AROBASE INGENIERIE ainsi que le planning de la visite d’évaluation. L’ensemble de ces données font l’objet d’un enregistrement sur plateforme Synaé au plus tard au moment de la visite d’évaluation. L’ESSMS doit valider et retourner à AROBASE INGENIERIE, le contrat et les conditions générales d’évaluation qui lui sont transmises.

Dès réception du contrat signé par l’ESSMS, la mission d’évaluation HAS est déclenchée et planifiée. Une notification d’évaluation est transmise à l’ESSMS afin de lui confirmer l’évaluation.

3.1.3 : La visite d’évaluation

AROBASE INGENIERIE s’engage à recourir à des intervenants qualifiés et à mettre en œuvre les moyens appropriés pour réaliser la visite d’évaluation de l’ESSMS selon les conditions réglementaires définies. Préalablement à la prestation d’évaluation sur site, l’équipe d’ AROBASE INGENIERIE prend contact avec l’ESSMS afin de fixer les dates d’évaluation sur site.

L’équipe d’intervenants contacte l’ESSMS et prépare avec elle le planning détaillé de la visite d’évaluation comprenant notamment les séquences organisationnelles et d’investigations. Aux dates définies de réalisation de la visite d’évaluation sur site, l’équipe d’évaluation se rend dans les locaux de l’ESSMS et mesure la satisfaction de l’ESSMS aux critères du référentiel d’évaluation HAS. 

3.1.4 : Le rapport d’évaluation

AROBASE INGENIERIE renseigne directement sur la plateforme Synaé le rapport d’évaluation HAS tel que défini dans le cahier des charges et sur la base des outils élaborés par la HAS et disponible sur la plateforme Synaé. AROBASE INGENIERIE garantit l’anonymat des personnes qui ont pris part à l’évaluation.

Article 3.2 : Livrables à l’issue de l’évaluation

Au terme de la visite d’évaluation indiquée ci-dessus, AROBASE INGENIERIE délivre via la plateforme Synaé, le rapport de la visite d’évaluation, final.

Un formulaire de satisfaction est envoyé à l’ESSMS. Dans le cas où l’ESSMS n’obtient pas son autorisation (ou renouvellement d’autorisation) par son/ses organisme(s) tutelle, l’ESSMS peut commander une nouvelle visite d’évaluation, un nouveau contrat sera établi.

Article 3.3 : Recours

Toute contestation ou manquement concernant la réalisation de la prestation d’évaluation par AROBASE INGENIERIE, est à signaler par écrit, au COFRAC et à la HAS par l’ESSMS.

Article 3.4 : Règlement de(s) la maque(s)

Après décision de l’organisme tutelle relative à la prestation d’évaluation HAS et autorisation ou renouvellement d’autorisation, l’ESSMS est autorisé à mentionner AROBASE INGENIERIE en qualité d’organisme d’évaluation tierce partie, à réaliser les évaluations, dans le cadre d’une communication claire et sincère, à compter de la date de la mise à disposition du rapport définitif sur Synaé et pour une durée de cinq (5) ans.

Article 3.5 : Surveillance de l’activité 

AROBASE INGENIERIE informe le représentant légal de l’ESSMS et l’(les) autorité(s) compétente(s) des faits ou manquements mettant en jeu la sécurité des personnes accompagnées que ses intervenants auraient constatés au cours d’une visite. 

En cas de changement dans le statut de l’accréditation ou de retrait par l’instance nationale d’accréditation, AROBASE INGENIERIE informe sans délai la HAS et l’ESSMS.

ARTICLE 4 : OBLIGATIONS DE L’ESSMS LIÉES A LA VISITE D’EVALUATION

Il incombe à l’ESSMS de coopérer avec AROBASE INGENIERIE en facilitant toute opération de vérification du respect des règles liées à la réalisation de la visite d’évaluation HAS librement acceptées. L’ESSMS s’acquitte des sommes dues à AROBASE INGENIERIE et déclare respecter les dispositions légales.

Ceci implique notamment pour l’ESSMS :

• De remettre à AROBASE INGENIERIE ou à ses intervenants, lors de la visite d’évaluation, tous les documents nécessaires et à faciliter les rencontres ;
• De mettre à la disposition d’AROBASE INGENIERIE les moyens d’accès et de transport aux sites ;
• De s’assurer pour toutes les personnes envoyées par AROBASE INGENIERIE, que toutes les règles d’hygiène et de sécurité sont conformes à la législation et la réglementation en vigueur ;
• De prendre toutes les mesures nécessaires pour faciliter la bonne exécution des visites d’évaluation d’AROBASE INGENIERIE ;
• D’accepter sans réserve la présence d’un observateur muet, dès lors que cette présence est imposée à AROBASE INGENIERIE par des normes ou des accords dont AROBASE INGENIERIE est signataire.

L’ESSMS s’engage à fournir des informations exactes, sincères et complètes à AROBASE INGENIERIE et à communiquer tout renseignement de quelque nature que ce soit, ayant un impact sur le processus d’évaluation.

Plus particulièrement l’ESSMS est tenu :

• De communiquer, s’il y a lieu, à AROBASE INGENIERIE le nom de l’(des) organisme(s) lui ayant fourni, ou lui fournissant, des prestations de conseil ou assimilés*(*toutes missions d’assistance liées à l’organisation de l’ESSMS) ;
• De faire connaitre à AROBASE INGENIERIE les précédentes démarches de certification et/ou d’évaluation qu’elle aurait engagée et leurs aboutissements ;
• De communiquer, s’il y a lieu, à AROBASE INGENIERIE le nom de l’(des) organisme(s) lui ayant fourni, ou lui fournissant, des prestations de conseil ou assimilés*(*missions d’assistance à la conception, à la mise en œuvre ou à la maintenance de systèmes de management de la qualité ou de l’environnement ; missions d’assistance à l’obtention ou au perfectionnement de la qualité de produits ou services ; missions plus générales ayant pour objet d’obtenir ou de faciliter une certification ; prise en charge totale, ou partielle, du système qualité d’un entreprise ; rédaction de manuels, guides et procédures.).

ARTICLE 5 : CONFIDENTIALITÉ

 Les intervenants sous contrat ou salariés, les observateurs muets et toutes les personnes impliquées dans le processus d’évaluation HAS sont tenus par un engagement de confidentialité professionnelle. AROBASE INGENIERIE s’engage à ne pas céder, dupliquer, divulguer à un tiers, à quelque titre que ce soit tout ou partie des données recueillies dans le cadre de la mission réalisée par l’ESSMS, en dehors de ce qui est exigé pour le rapport de visite et à ne pas communiquer, même partiellement, à toute autre personne, des informations dont il a pris connaissance au cours de l’exécution du contrat, sans l’accord écrit préalable de l’ESSMS.

Si, juridiquement, des informations doivent être divulguées à des tiers, l’ESSMS est avisé des informations fournies par  AROBASE INGENIERIE dans les limites prescrites par la loi.

Toutefois AROBASE INGENIERIE est autorisé à communiquer aux membres de l’équipe AROBASE INGENIERIE toutes informations dont elle dispose sur L’ESSMS, à l’exception de celles, purement techniques, émanant des rapports d’évaluation. Ces informations sont notamment celles relatives à l’identification de l’ESSMS, au référentiel concerné et aux dates d’échéance prévues.

Les dispositions du présent article resteront en vigueur à la fin du présent contrat pendant une durée de cinq (5) ans.

ARTICLE 6 : CONDITIONS FINANCIERES ET DE REGLEMENT

Article 6.1 : Conditions financières

Le prix dû à AROBASE INGENIERIE est défini et précisé dans les conditions particulières du présent contrat. AROBASE INGENIERIE se réserve le droit de réviser annuellement ses prix dans la limite de l’évolution annuelle de l’indice SYNTEC (évolution de l’indice SYNTEC durant l’année civile précédente). Le retard ou la non manifestation d’AROBASE INGENIERIE pour l’application de la présente clause d’indexation n’entraine pas renonciation de sa part à l’application de cette clause.

Les frais de transports et de séjours (alimentation et hébergement) liés à la réalisation des visites d’évaluation sont à la charge de l’ESSMS qui s’oblige à leur prise en charge ou à leur remboursement à AROBASE INGENIERIE. L’ESSMS peut reporter sa visite dans le délai de 15 jours avant le début de la période souhaitée, sans frais supplémentaires. Si une visite d’évaluation est reportée hors délai ou annulée unilatéralement par l’ESSMS qui a accepté la période de visite de réalisation de ladite visite, AROBASE INGENIERIE se réserve alors le droit de demander à l’ESSMS d’acquitter 30% du prix qui aurait été facturé si la visite d’évaluation avait été réalisée. La nouvelle visite sera facturée dans sa totalité.

Article 6.2 : Conditions de règlement

Les factures sont émises aux dates suivantes :

• A la signature du contrat d’évaluation, facture de 50% du montant TTC du coût de la visite d’évaluation ;
• A la clôture de la prestation, facture du solde.

Les factures établies par AROBASE INGENIERIE sont payables uniquement par chèque ou virement dans un délai de 8 jours après leur réception.

Toute somme non payée à l’échéance donne lieu au paiement par l’ESSMS de pénalités fixées à une fois et demie le taux d’intérêt légal.

ARTICLE 7 : RÉSILIATION

La résiliation par l’ESSMS non motivée par une inexécution des obligations d’AROBASE INGENIERIE entraine l’abandon des sommes déjà versées par l’ESSMS ainsi qu’une indemnité correspondant à 20% des sommes restant dues.

En cas de résiliation du présent contrat, AROBASE INGENIERIE s’engage à détruire tous les documents qui ne lui sont plus nécessaires et/ou à restituer à l’ESSMS, sur simple demande, tous les documents lui ayant été remis.

ARTICLE 8 : LIMITATION DE RESPONSABILITE

AROBASE INGENIERIE s’oblige à consacrer les moyens nécessaires à l’accomplissement de ses prestations. Sa responsabilité ne peut être engagée qu’en cas d’erreur ou de négligence, dont il appartient à l’ESSMS de faire la preuve.

Dans cette éventualité, l’obligation d’ AROBASE INGENIERIE envers l’ESSMS à raison des dommages, pertes, frais, débours et autres préjudices subis aux titres desquels sa responsabilité professionnelle est engagée, ne peut quelles que soient les circonstances, la nature et l’importance du préjudice, excéder en tout état de cause une somme égale à quinze fois le montant de la visite d’évaluation.

Le rapport de visite d’évaluation n’a pas pour objet de démontrer une quelconque conformité règlementaire et /ou législative de l’ESSMS.

ARTICLE 9 : DROIT APPLICABLE ET ATTRIBUABLE DE JURIDICTION

Le contrat est régi par le droit français. Les parties s’efforcent de régler à l’amiable tous les différends qui pourraient survenir relatifs à l’interprétation ou à l’exécution de leur contrat. Au cas où elles n’y parviendraient pas, les parties porteront leur différend devant le tribunal de commerce.